El Institutul Mexican de Securitate Socială (IMSS) a făcut un pas important în strategia sa de transformare digitală, stabilind că semnătură electronică sau Semnătura electronică avansatăVa fi o cerință obligatorie să finalizeze online o serie de proceduri legate de angajator. Această decizie afectează în mod direct companiile, angajatorii și reprezentanții legali care gestionează înregistrările, transferurile și înregistrările angajatorilor prin intermediul internetului.
Prin această măsură, organizația urmărește eficientiza procesele, consolida securitatea informațiilor și reduce consumul de hârtie în procedurile lor administrative. De la data specificată în acord, nu va mai fi posibilă finalizarea anumitor proceduri digitale dacă utilizatorul nu are un semnătura electronică actuală emis de Serviciul de Administrare Fiscală (SAT).
IMSS va face ca formularul e.firma să fie obligatoriu în procedurile online
Noua schemă a fost definită într-o acordul Consiliului Tehnic al IMSS și publicat în Monitorul Oficial al Federației (DOF)ceea ce îi conferă statut oficial. De la intrarea sa în vigoare, semnătura electronică va înceta să mai fie un element suplimentar opțional și va deveni principalul instrument pentru verificarea identității în procedurile electronice ale angajatorului.
Autoritățile Institutului explică faptul că semnătura electronică avansată va permite verifică mai precis identitatea modelelorpentru a reduce erorile de introducere a datelor și a oferi o mai mare certitudine juridică tranzacțiilor efectuate prin intermediul portalurilor instituționale. Acest lucru consolidează utilizarea canalele digitale ca metodă preferată să interacționeze cu IMSS în ceea ce privește înscrierea și colectarea.
Implementarea acestei obligații nu se limitează la o modificare tehnică, ci face parte dintr-un... model hibrid de îngrijire Acest sistem combină procesele online cu etapele de derulare în persoană pentru anumite proceduri. În toate cazurile în care se utilizează metoda digitală, semnătura electronică va fi elementul central pentru autentificarea utilizatorului.
Ce proceduri IMSS vor necesita o semnătură electronică obligatorie?
Acordul specifică faptul că Semnătura electronică avansată va fi indispensabilă pentru o serie de proceduri online pentru angajatori, în special cele legate de înregistrarea companiilor și gestionarea angajaților. Printre cele mai relevante proceduri se numără:
- Înregistrarea angajatorului și înscrierea în asigurarea de risc profesional: procedură necesară pentru înregistrarea unei noi companii, angajator (persoană fizică sau juridică), precum și pentru reluarea activităților la IMSS.
- Atribuirea Înregistrării Unice a Angajatorului (RPU): gestionare care permite gruparea mai multor înregistrări de angajatori sub o singură cheie, facilitând respectarea obligațiilor și controlul mișcărilor.
- Notificări privind modificările afilierii angajaților: include angajările noi, concedierile și modificările salariale care sunt trimise digital către Institut.
În cazul notificări privind schimbările de afiliereAngajatorul va putea utiliza semnătura electronică pentru a valida electronic informațiile transmise în bloc. cum ar fi atunci când semnați un PDF cu un certificat digitalAcest lucru este util în special pentru companiile cu un număr mare de angajați. Sistemul acceptă, de exemplu, încărcarea fișierelor într-un format specific pentru mai multe înregistrări într-o singură operațiune.
IMSS clarifică faptul că, atunci când se efectuează aceleași proceduri în persoană la fereastrăVor exista în continuare și alte forme de identificare și cerințe documentare. Cu toate acestea, ori de câte ori procedura se desfășoară online, e.firma (semnătura electronică) va fi mijlocul necesar pentru a verifica identitatea angajatorului sau a reprezentantului legal.
În plus, semnătura electronică este integrată ca o cerință tehnică în procedurile legate de Numărul electronic de identificare al angajatorului (NPIE) și certificat digital, instrumente utilizate pentru a asigura comunicarea online între Institut și companii.
Datele și intrarea în vigoare a noii obligații
Acordul în sine, publicat în Jurnalul Oficial al Federației Se precizează că noile reguli vor începe să se aplice. cincisprezece zile lucrătoare de la publicarea saTermenul limită a fost stabilit pentru a oferi timp atât departamentelor interne ale Institutului, cât și utilizatorilor să... adaptarea la sisteme și cerințe asociat cu semnătura electronică.
În termeni practici, această perioadă de grație înseamnă că, începând de la data specificată, Procedurile inițiate ulterior trebuie să aibă în mod necesar o semnătură electronică validă.Orice cerere depusă după intrarea în vigoare, fără acest element de autentificare, nu poate fi completată digital.
Pe de altă parte, IMSS precizează că procedurile care fuseseră deja inițiate înainte de intrarea în vigoare a acordului Acestea pot fi finalizate în conformitate cu normele anterioare. Adică, nu va exista nicio obligație de a reconfigura procedurile în curs sau de a relua cererile deja depuse din cauza lipsei unei semnături electronice, cu condiția ca acestea să fi început în cadrul de reglementare anterior.
Furnizarea de date și menționarea explicită a proceselor în curs vizează evitarea confuziei între companii, limitând domeniul de aplicare al noii cerințe la proceduri generate în cadrul noii scheme și nu procedurilor care erau deja în curs de desfășurare la subdelegații sau pe platformele electronice.
Relația cu simplificarea și digitalizarea procedurilor
Cerința unei semnături electronice nu apare izolat, ci în cadrul unui procesul mai amplu de modernizare administrativă pe care IMSS o promovează în coordonare cu agențiile federale de transformare digitală. Unul dintre obiective este ca, progresiv, o o proporție mai mare de proceduri pot fi finalizate online fără a fi nevoie să te deplasezi fizic la birouri.
În acest context, semnătura electronică se impune ca cheie de acces la serviciile onlineAceasta completează alte instrumente precum NPIE, certificatele digitale și viitorul fișier digital. Ideea este ca informațiile angajatorului și ale angajaților să fie gestionate pe platforme securizate, cu înregistrări automate ale cine efectuează fiecare operațiune și când este efectuată.
Această abordare este aliniată cu tendințele observate în alte administrații publice, atât în Mexic, ca și în diferite țări europeneunde identificarea electronică și semnăturile digitale au devenit standarde pentru accesarea serviciilor guvernamentale. Deși IMSS se concentrează pe contextul mexican, utilizarea obligatorie a semnăturilor electronice este similară cu cea aplicată în sistemele europene de e-guvernare.
În plus, digitalizarea permite încrucișarea datelor în timp real cu alte baze de date instituționale, să îmbunătățească controalele interne și să reducă repetiția cerințelor documentare, ceea ce se traduce prin mai puține deplasări și un volum de muncă mai mic pentru zonele de ghișeu și arhivă.
Alte modificări conexe: CURP biometric și înregistrare digitală
Pe lângă obligativitatea utilizării semnăturii electronice (e.firma) în procedurile online, IMSS a propus ajustări suplimentare ale modului în care persoanele sunt identificate și pentru a stoca informații despre beneficiari și angajatori. Printre cele mai importante caracteristici se numără CURP biometric ca referință viitoare pentru identificarea personală.
În timp ce acest document este implementat pe deplin la nivel național, Institutul va continua să admită acte de identitate oficiale cu fotografie valabile pentru proceduri față în față. Cu toate acestea, odată ce CURP cu date biometrice va fi disponibil și răspândit, se așteaptă să devină principalul mijloc de verificare a identității înaintea IMSS pe teritoriul mexican.
În plus, instituția lucrează la dezvoltarea unui fișier digitalConceput ca un „dosar electronic unic” care centralizează datele personale, istoricul tranzacțiilor, documentele și acțiunile administrative, acest dosar va înlocui treptat arhivele fizice tradiționale, permițând Documentele sunt consultate și validate în format digital. de către personal autorizat din orice unitate administrativă.
Combinația dintre CURP (Codul Unic de Registru al Populației) biometric, înregistrările digitale și semnăturile electronice creează un mediu în care identitatea și informațiile angajatorilor și angajaților vor fi gestionate în principal electronic. Acest sistem, similar cu cel deja utilizat în mai multe administrații europene, își propune să... consolidarea securității informațiilor și reduc șansele de uzurpare a identității sau de manipulare a datelor.
Recomandări pentru angajatori și reprezentanți legali
Având în vedere iminenta utilizare obligatorie a semnăturilor electronice în cadrul mai multor proceduri online, chiar IMSS recomandă angajatori, reprezentanți legali și firme de contabilitate Ia o serie de măsuri de precauție pentru a evita eșecurile în gestionarea obligațiilor tale.
În primul rând, este esențial verifică dacă semnătura electronică este validăDacă certificatul a expirat sau este pe cale să expire, este recomandabil să îl reînnoiți la SAT sau, dacă este cazul, recuperați parola CREDINȚILOR cu o notificare suficientă în avans, deoarece fără o semnătură activă nu va fi posibilă finalizarea cererilor electronice prevăzute în acord.
De asemenea, se sugerează ca persoanele responsabile de proceduri să fie familiarizați-vă cu utilizarea semnăturii electronice pe platformele digitale oficialeatât din SAT, cât și din IMSS. Aceasta implică înțelegerea modului în care fișierele asociate cu semnătura, parolele și pașii pentru sigilarea electronică a formularelor (sau Semnați documente de birou) și cum se verifică dacă expedierea a fost efectuată corect.
În cele din urmă, este util să revizuiți în prealabil. Ce proceduri ale companiei se desfășoară online? și care dintre acestea vor continua să fie procesate personal, astfel încât documentația să poată fi organizată intern și să poată fi desemnată persoana sau persoanele care vor exercita reprezentarea digitală în fața Institutului.
Odată cu aceste schimbări, IMSS se îndreaptă către un model de management în care e.firma devine un element cheie pentru operarea în medii digitaleAcest lucru deschide calea și pentru înregistrări electronice și o identificare biometrică mai răspândită. Pentru companii și angajatori, adaptarea la acest nou cadru implică o ajustare inițială, dar și posibilitatea de a avea procese mai simplificate, mai ușor de urmărit și mai puțin dependente de hârtie.
